办公文件收发细则

      

一、目的：提高文件处理的规范化，并能存储电脑以作备查，为将来企业、领导做出决策时提供重要依据。 
二、范围：工程系统的打印及办公文件的控制。 
三、职责：负责工程系统文件、合同打印存储工作以及办公文件收发、保存、管理工作。 
四、    质量：使文件的打印及时、准确、美观，使办公文件的收发在 
第一时间送至主办人手中。 
五、    程序： 
1、    打印：工程师在写完稿件后附上一   张发文处理单（见附页），交由上级领导审批，领导如有意见直接在原稿上进行修改，如同意则签字认可，再由工程师交由打字员打印。打字员按日期进行编号，按工种进行分类打印完毕后，先进行校对，再交拟稿人进行核对，正确无误由工程师签收认可，原稿存档。（特急项目特殊处理） 
2、    文件的发放：有两种主要形式e-m ail和fax。 
a.e-mail适用于公司内部文件，在打印校对后，先发至本部门最高层领导和相关经理，等待领导的信息反馈，如同意再向其他部门的相关领导和人员发送。 
b.fax适用于外部文件和急件，由工程师们确认后直接向外发放。 
3、    标准工作程序文件管理：监督文  件发放到应发放人手中，并加盖“受控”章，收件人签收后，文件编制人负责把签收单返回孙颖处存档。如所发放的文件需修改后再次发放给原文件执有人，务必做到以一换一，以旧换新，并做好签收工作，原文件交孙颖处立即进行销毁。 
4、    文件的接收：来文先按日期进行登   记编号，附来文处理单（见附页）交主办人签收，必要时工程师在签署处理情况后原件返回存档备查。 
六、    本程序文件应发放到工程、预算全体人员。 

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